تحول دیجیتال و حرکت سازمان‌ها در مسیر آن – بخش دوم

مفهوم سازمان دیجیتال

سازمان دیجیتال سازمانی است که در نهاد خود قابلیت مهمی تحت عنوان “چابکی کسب‌و‌کار دیجیتال” دارد. این قابلیت را می‌توان با ۳ ویژگی اساسی شناخت. ویژگی اول “فرا آگاهی” است به این معنا که در سازمان شناخت و درک عمیقی ایجاد شده است که دامنه‌ی آن از مرزهای سازمان عبور کرده و به شناخت رقبا، فضای کسب‌وکار و اکوسیستم حاکم بر سازمان می‌رسد. ویژگی دوم “تصمیم‌گیری بر مبنای اطلاعات” است که به سازمان کمک می‌کند در فرایند تصمیم‌گیری از داده‌ها و تحلیل‌های منتج از آنها استفاده کرده و از تصمیمات سلیقه‌ای و بدون پشتوانه جلوگیری می‌کند. ویژگی سوم سازمان دیجیتال را “اجرای سریع” می‌دانند. سیستم‌های طراحی شده برای این سازمان شامل فرایندها، ارتباطات، نرم‌‎افزارها، منابع و … همگی به شیوه‌ای در کنار هم کار می‌کنند که می‌توان عملیات را در مدت زمانی کوتاه به انجام رساند. (IMD, ۲۰۱۸) (Loucks, Macaulay, Noronha, Wade, & ‎Chambers, ۲۰۱۶)

طبقه‌بندی سازمان‌ها بر مبنای حرکت در مسیر دیجیتالی شدن

سازمان‌ها را می‌توان در مسیر تحولات دیجیتال در ۴ دسته تحلیل کرد. تازه‌کاران، سازمان‌هایی هستند که چه از بعد توانمندی‌های رهبری و چه از بعد توانمندی‌های دیجیتال در ابتدای راه قرار دارند و به نوعی می‌توان گفت هنوز سفر دیجیتال خود را آغاز نکرده‌اند. محافظه‌کاران، سازمان‌هایی هستند که از نظر توانمندی‌های رهبری سازمانی در سطح قابل قبول بوده و دستاوردهای ارزشمندی از آن کسب کرده‌اند اما شجاعت لازم برای سرعت بخشی به حرکت خود با استفاده از تکنولوژی‌های نوین عصر دیجیتال را ندارند. در مقابل، مدگرایان قرار دارند که اگرچه نسبت به نوآوری‌های تکنولوژی بسیار مشتاق بوده و حداکثر تلاش خود را برای پیاده‌سازی این تکنولوژی‌ها در سازمان خود دارند اما با توجه به اینکه از منظر توانمندی‌های رهبری چندان توانمند نیستند، تغییرات آن‌ها تا سطح تغییر در مدل‌های کسب‌و‌کار نبوده و بیش‌تر محدود به چگونگی انجام کارها می‌شود که شاید در این سطح هم به نتیجه مطلوب نرسد. اما زبدگان دیجیتال، سازمان‌های پیشروی سفر دیجیتال هستند. آنها که از منظر توانمندی‌های رهبری به میزان کافی بالغ هستند که بتوانند برای تغییر مدل‌های کسب‌و‌کار خود طرح‌ریزی مناسبی داشته باشند و از منظر توانمندی‌های دیجیتال نیز به میزان کافی هوشمند هستند که سبد تکنولوژی‌های دیجیتال مناسب برای پشتیبانی از ایده‌های نوین را به خوبی انتخاب کرده و پیاده‌سازی کنند و به این ترتیب مدل‌های کسب‌و‌کار متناسب با عصر دیجیتال را در سازمان خود اجرایی کنند. (Westerman, Bonnet, & McAfee, ۲۰۱۴)

معماری مطلوب برای سازمان دیجیتال
برای اینکه بتوانیم یک سازمان قرن ۲۱ را «سازمان دیجیتال» بنامیم، لازم است این سازمان از ابعاد گوناگونی دارای شرایط مطلوبی باشد. سازمان دیجیتال پیش از هر چیز لازم است اکوسیستم حاکم بر فضای فعالیت خود که می‌تواند دربرگیرنده جنبه‌هایی مانند اقتصاد دیجیتال، قوانین دیجیتال، دولت و نهادهای حاکمیتی تاثیرگذار بر فعالیت‌های دیجیتال، مخاطرات و ریسک‌های دیجیتال و فرهنگ دیجیتال حاکم بر جامعه باشد را به خوبی درک کرده باشد. رصد مستمر روندهای تکنولوژی و کسب‌و‌کار و تحلیل آن‌ها جنبه‌ی دیگری از یک سازمان دیجیتال است. این روندها ممکن است به‌اندازه‌ای دارای اهمیت باشند که چشم‌پوشی از هر یک از آن‌ها باعث متلاشی شدن بخش یا تمام کسب‌و‌کار سازمان شود. نمونه‌هایی از این روندها عبارتند از رایانش ابری، اینترنت اشیاء، هوش مصنوعی، کلان‌داده و تحلیل‌های پیشرفته، واقعیت مجازی/افزوده، ارزهای رمزنگاری شده و بلاک‌چین، فین‌تک‌ها و بانکداری دیجیتال، متناسب‌سازی انبوه و … .
سازمان دیجیتال لازم است در لایه‌های رهبری و مدیریت، به شیوه‌ی مناسبی فرایندهایی برای حاکمیت دیجیتال در سطح سازمان را پیاده‌سازی کند. تدوین مدل کسب‌و‌کار دیجیتال و ترویج فرهنگ دیجیتال از اولویت‌های مدیریت و رهبری دیجیتال هستند. هم‌چنین لازم است که در لایه‌ی اجرایی، به شکل مناسبی فرایندهای عملیاتی و زنجیره تامین خود را با رویکرد دیجیتال طراحی و بهینه‌سازی کند. چیدمان بهینه‌ی سبد نرم‌افزارهای سازمانی و استقرار مناسب آن‌ها، از ملزومات هر سازمان دیجیتال است. نقطه‌ای که بیش‌تر سازمان‌ها مانند زبدگان دیجیتال و تازه‌کاران، تاکنون روی آن تلاش‌های گسترده‌ای داشته‌اند موضوع استفاده از نرم‌افزارهای سازمانی است اما آن‌چه یک سازمان دیجیتال را از دیگران متمایز می‌کند، انتخاب درست و منطقی سیستم نرم‌افزاری یکپارچه و به‌کارگیری نظام‌مند آن در تناسب با فرایندهای سازمانی است. همچنین لازم است زیرساخت‌های دیجیتال سازمان به شکل مناسبی که پشتیبانی‌کننده از فرآیندها و سیستم‌های نرم‌افزاری باشد طراحی و پیاده‌سازی شده باشند. از مهم‌ترین این زیرساخت‌ها می‌توان به زیرساخت‌ شبکه و مخابرات، مراکز داده، سرویس‌های ابری و اینترنت اشیاء با لحاظ کردن مباحث امنیت سایبری اشاره کرد.
کسب‌و‌کار دیجیتال را انسان‌های توانمند شده و مسلط به علوم و مهارت‌های دیجیتال پیش می‌برند. چنین منبع ارزشمندی باید از طریق آموزش و مدیریت دانش تامین شده و راهکارهای دیجیتال برای تسهیل فرایند نقش‌آفرینی آنان پیاده‌سازی کرد. موضوع ایجاد یک معاونت یا مدیریت با محوریت توسعه‌ی دیجیتال نیز اکنون در دستور کار بسیاری از شرکت‌های پیشرو قرار گرفته است. چنین واحدسازمانی در صورت ایجاد شدن، می‌تواند نقش برنامه‌ریزی، ایده‌پردازی و نظارت بر تمامی تلاش‌های سازمان در سفر دیجیتال را بر عهده گیرد.
نوآوری در طراحی و توسعه‌ی محصولات و خدمات دیجیتال بر مبنای تحلیل‌ داده‌های مشتریان و در پیش گرفتن رویکردهای نوین همچون حضور در شبکه‌های اجتماعی برای تقویت ارتباطات با جامعه مخاطبین، عناصری هستند که در نهایت می‌توانند تجربه‌ای لذت‌بخش برای مشتریان به همراه داشته باشد. (دشتی-واثقی ۱۳۹۶)

مسیر تبدیل شدن به سازمان دیجیتال

موانع و چالش‌های پیش‌رو

بیش‌تر مدیران اجرایی بر این باورند که متحول کردن سازمان مانند تلاش برای تعویض چرخ های دوچرخه‌ای است که سوار بر آن هستید. مانند اینکه می‌خواهید اجزای سازمان را از هم جدا کرده و در قالبی جدید دوباره آن را بنا کنید. در حالی‌که باید هم‌زمان با این کار، کسب‌وکار سازمان را نیز به پیش برده و آن را متوقف نکنید. (Keller & Price, ۲۰۱۱)
در بررسی موانع و چالش‌های پیش‌روی تحول دیجیتال، از ۴ چالش مهم می‌توان نام برد که عبارتند از «درک مفهوم تحول دیجیتال»، «رهبری و حکمرانی دیجیتال»، «فرهنگ دیجیتال» و «مهارت و استعداد دیجیتال. بسیاری از سازمان‌ها هنوز نپذیرفته‌اند که تحول دیجیتال در واقع تحول کسب‌و‌کار است و محدود به ابزارهای تکنولوژی نیست. از سوی دیگر هنوز در سازمان‌ها جایگاه و اختیارات مناسب برای رهبرانی که بتوانند سازمان را در سفر دیجیتال هدایت کنند تعیین نشده و نگاه مدیریت ارشد به این تحول اساسی، بیش‌تر از جنس یک پروژه کوتاه مدت است تا یک فرایند بلندمدت و عمیق. عدم پذیرش عناصر فرهنگ دیجیتال مانند نوآوری، مشتری مداری، چابکی و … در کنار فقدان منابع انسانی دارای استعداد و مهارت‌های دیجیتال چالش‌های مهم دیگری هستند که در مسیر این تحول قرار داشته و می‌توانند مانع حرکت سازمان در سفر دیجیتال شوند. (شامی زنجانی، ۱۳۹۶)

نقشه‌راه/ره‌نگاشت تحول دیجیتال

تحول دیجیتال یک سفر است و لازمه‌ی هر سفری داشتن نقشه راه آن است. طرح تحول دیجیتال را می‌توان نقشه‌راه سازمان‌ها برای تحولی همه جانبه با توجه به تحولات دیجیتال در اکو سیستم حاکم بر فضای فعالیت سازمان دانست. طبق تعریف گارتنر، خدمات مشاوره در عرصه‌ی تحول دیجیتال خدماتی است که به رهبران، ذی‌نفعان و مدیران ارشد سازمان ارائه می‌شود تا یاری‌رسان ارتقای تکنولوژی‌های دیجیتال به منظور خلق فرصت‌های نوین و ایجاد نوآوری در کل کسب‌وکار و تغییر در اجزا یا تمام مدل‌های عملیات و کسب‌وکار شود. (Gartner, ۲۰۱۸)
طراحی این نقشه راه به خودی خود چالشی پیچیده‌ای است که نیازمند شناختی عمیق و دو سویه از کسب‌وکار سازمان و تکنولوژی‌های عصر دیجیتال است. در چنین نقشه‌ای لازم است چشم‌انداز و مأموریت نوین سازمان تعیین شود، مدل بازنگری شده از کسب‌و‌کار سازمان ترسیم شود، استراتژی‌ها و اهداف تبیین شده و بر اساس آن تغییرات در ساختار سازمان، فرایندها، سیستم‌های عملیاتی و اطلاعاتی تشریح شده و رویکردهای جدید سازمان در طراحی و توسعه محصولات و خدمات و تعامل با مشتریان و ذی‌نفعان با دقت بررسی شود. در این نقشه‌ی راه علاوه بر اینکه نیاز است ریسک‌ها و چالش‌های مسیر شناسایی و سناریوهای مقابله با آن‌ها نیز پیش‌بینی شود، ضروری‌ست که چگونگی افزایش قابلیت‌های منابع سازمان به‌ویژه منابع انسانی برای همراهی در این سفر بزرگ نیز مشخص شود.

دستاوردهای تبدیل‌شدن به سازمان‌ دیجیتال

دستاوردهای حاصل از پیاده‌سازی یک سازمان دیجیتال اگرچه فراگیر و خارج از چارچوب محدود این مقاله است اما به طور مختصر اگر بخواهیم به مهم‌ترین دستاوردها از منظر ذی‌نفعان کلیدی، کارکنان، مشتریان و کل اکوسیستم اشاره کنیم می‌توان موارد زیر را در نظر گرفت:

• نجات سازمان از غرق شدن زیر امواج ویرانگر تحولات تکنولوژی و واگذار نکردن عرصه به موج‌سواران هوشمند عصر دیجیتال
• رشد درآمدها از طریق ایجاد کانال‌های جدید درآمدی و یا افزایش فروش محصولات و خدمات ارتقا یافته
• کاهش هزینه‌های سازمان از طریق افزایش چابکی، حذف اتلاف‌ها و مدیریت ریسک‌های تقلب و سواستفاده
• شکل‌گیری مجموعه‌ای نوآور ناشی از تلاش خلاقانه و منسجم استعدادهای دیجیتال جذب شده و پرورش یافته در سازمان
• ایجاد تجربه‌ای خوشایند برای مشتریان از تعامل با سازمان و بهره‌مندی از خدمات و محصولات آن
• افزایش آگاهی ذی‌نفعان کلیدی از روند حرکت متعالی سازمان با ایجاد شفافیت در اطلاعات و تولید گزارش‌های ارزشمند و کاربردی
• انتخاب هوشمندانه سبد تکنولوژی‌های دیجیتال برای استفاده در سطح سازمان
• افزایش سطح امنیت اطلاعات سازمان در فضای مجازی

نقش همکاران سیستم به عنوان همسفری مطمئن در سفر دیجیتال

همکاران سیستم سال‌هاست که در نقش مشاوری مورداعتماد و خبره، به توانمندسازی شرکت‌ها و مؤسسات و تسهیل کسب‌و‌کار آن‌ها از طریق پیاده‌سازی راهکارهای فناوری اطلاعات می‌پردازد. گستره‌ی فعالیت‌های شرکت، انواع سازمان‌ها و مؤسسات خصوصی و دولتی در ابعاد بزرگ تا کوچک را در بر می‌گیرد. تیم خدمات مشاوره کسب‌و‌کار شرکت هوشمندی تجاری همکاران سیستم که یکی از شرکت‌های تخصصی زیرمجموعه این شرکت است، در راستای ایفای نقش خود به عنوان بازوی مشاوره‌ای در حوزه‌ی تحلیل کسب‌وکار، با ارائه‌ی خدمات مشاوره تحول دیجیتال، تلاش می‌کند تا با طراحی نقشه‌راهی جامع، به ایجاد تجربه‌ای منحصر به‌فرد برای مشتریان در استفاده از سبد خدمات دریافتی از مجموعه محصولات همکاران سیستم در کنار سایر ابزارها و تکنولوژی‌های دیجیتال موجود کمک کرده و ضمن بهره‌گیری از تخصص و تجربه‌ی شبکه‌ای از متخصصین صنعت و دانشگاه به مسئولیت خود در قبال مشتریان و متحول کردن آن‌ها به سازمان‌های‌ دیجیتال قرن ۲۱ عمل کند. این نوع نقش‌آفرینی در عرصه تحول دیجیتال، مبتنی بر تجارب ارزشمند مؤسسات معتبر بین‌المللی فعال در حوزه تکنولوژی مانند SAP، Microsoft و Oracle و همچنین در حوزه مشاوره کسب‌وکار مانند Deloitte و Accenture و همکاری‌های حرفه‌ای این ۲ گروه از مؤسسات با یکدیگر بوده است.

جمع‌بندی
آیا سرعت توسعه کسب‌وکار ما همچون گذشته سریع است یا به نقطه سکون رسیده است؟ آیا شیوه‌های فعلی کسب‌و‌کار ما در آینده نیز می‌تواند سازمان ما را همچنان در مسیر پیشرفت قرار داده و تداوم داشته باشد؟ آیا انتظارات مشتریان ما دستخوش تغییرات جدی نشده است و شرکت‌های نوپای کوچک در حال جذب مشتریان سابقاً وفادار ما به سمت خود نشده‌اند؟ هر آنچه آگاهی ما از تحولات عصر دیجیتال عمیق‌تر باشد، پاسخی که به این پرسش‌ها می‌دهیم نیز می‌تواند دقیق‌تر و هوشمندانه‌تر باشد. اگرچه در این مقاله تلاش شد تا کلیاتی از مفاهیم مرتبط با انقلاب صنعتی چهارم و تغییرات فضای کسب‌و‌کار در این دوران بیان شده و بر ضرورت هشیاری صاحبان کسب‌و‌کارهای سنتی نسبت به این تحولات تأکید شود، اما فراتر از این لازم است که فعالان اقتصادی در هر صنعتی در خصوص نوآوری‌های تکنولوژی در صنعت خود و صنایع وابسته آگاهی‌های کافی را کسب کرده و پیش از آن‌که فرصت موجود برای بازطراحی کسب‌و‌کار را از دست دهند، نسبت به این تغییر اساسی، هوشمندانه تصمیم‌گیری کرده و سفر دیجیتال خود را آغاز کنند. شرکت همکاران سیستم نیز خود را متعهد می‌داند که در این راه نقش خود را به عنوان همسفری مطمئن و امین برای سازمان‌ها ایفا کند. در مقالات بعدی تلاش خواهیم کرد با هدف ایجاد درک مناسبی از تحولات کسب‌و‌کارها در عصر دیجیتال، به لایه‌های عمیق‌تری از مباحث تحول دیجیتال در سازمان‌ها ورود کرده و هر یک از سرفصل‌های بیان شده در این مقاله را به صورت دقیق‌تر مورد بررسی قرار دهیم.

منابع:

Accenture, MarkMcDonald. (۲۰۱۳, ۰۸ ۰۹). Defining digital, technology’s current tower of Babel. Retrieved from Accenture Blog: https://www.accenture.com/us-en/blogs/blogs-defining-digital-technologys-tower-babel
Business Dictionary. (۲۰۱۸, ۰۳ ۱۷). Definition of Transformation. Retrieved from Business Dictionary: http://www.businessdictionary.com/definition/transformation.html
Cambridge. (۲۰۱۸, ۰۳ ۱۷). Definition of Transformation. Retrieved from Cambridge Dictionary of English: https://dictionary.cambridge.org/dictionary/english/transformation
Erricson. (۲۰۱۶). Developing national capabilities for successful transformation. Stockholm: Erricson.
Eyal, N. (۲۰۱۴). Hooked: How to Build Habit-Forming Products. (R. Hoover, Ed.) Penguin Group.
Gartner. (۲۰۱۸, ۰۳ ۱۹). Digital Transformation Consulting (DTC). Retrieved from Gartner Glossary: https://www.gartner.com/it-glossary/digital-transformation-consulting-dtc
IMD. (۲۰۱۸, ۰۳ ۱۹). Global Center for Digital Business Transformation. Retrieved from International Institute for Management Development: https://www.imd.org/dbt/insights/digital-transformation-dba/
Keller, S., & Price, C. (۲۰۱۱, ۰۹ ۲۲). Four Ways to Lead a Successful Transformation. Retrieved from Harvard Business Review: https://hbr.org/۲۰۱۱/۰۹/four-ways-successful-transformation-do
Loucks, J., Macaulay, J., Noronha, A., Wade, M., & ‎Chambers, J. T. (۲۰۱۶). Digital Vortex: How Today’s Market Leaders Can Beat Disruptive Competitors at Their Own Game. IMD Centers’ Publication. Retrieved from https://www.imd.org/research/books/digital-vortex/
Oxford. (۲۰۱۸, ۰۳ ۱۷). Definition of Transformation. Retrieved from Oxford Dictionary of English: https://en.oxforddictionaries.com/definition/transformation
PC-Magazine. (۲۰۱۸, ۰۳ ۱۷). Definition of Digital Technology. Retrieved from PC Magazine: https://www.pcmag.com/encyclopedia/term/۶۹۰۵۹/digital-technology
Timothy G. Kotnour, P. (۲۰۱۰). Transforming Organisations: Strategies and Methods. CRC Press | Taylor & Francis Group, LLC.
Venkatraman, V. (۲۰۱۷). The Digital Matrix: New Rules for Business Transformation Through Technology. LifeTree Media.
Westerman, G., Bonnet, D., & McAfee, A. (۲۰۱۴). Leading digital : turning technology into business transformation. Harvard Business Review Press.

دشتی, م.واثقی, ا. (۱۳۹۶, مهر ماه). نقشه معماری سازمان دیجیتال. شرکت هوشمندی تجاری همکاران سیستم، واحد خدمات مشاوره کسب‌وکار
شامی زنجانی, م. (۱۳۹۶). روندهای نوین و چالش‌های جدی تحول دیجیتال در سازمان‌ها. اجلاس مدیران تحول دیجیتال کشور. تهران: دانشکده مدیریت دانشگاه تهران